Het uitstellen van een gesprek tot je “de juiste woorden” hebt gevonden. Alsof er een formulering bestaat die de ander garandeert kalm, open en niet-defensief laat reageren.
Die formulering bestaat niet. En ik denk dat het goed is om te begrijpen waarom niet, want zodra je dat doorhebt, verandert de manier waarop je een gesprek voorbereidt fundamenteel.
Een reactie zit niet in jouw zin, maar in de ander
Als iemand op jouw feedback, verzoek of boodschap reageert, spelen daar drie dingen in mee die niets met jouw woordkeuze te maken hebben.
- Het eerste is simpelweg of de inhoud klopt voor die persoon. Niet of het feitelijk klopt, maar of het voor hém of haar zo voelt. Iemand die het gevoel heeft dat een beoordeling onterecht is, reageert afwerend, hoe zorgvuldig je het ook verwoordt.
- Het tweede is de relatie. Dezelfde zin, uitgesproken door iemand die je vertrouwt, landt anders dan uitgesproken door iemand met wie je een geschiedenis hebt. Niet omdat de zin verandert, maar omdat de context waarin hij landt verandert.
- Het derde is misschien het lastigste: raakt het aan hoe iemand zichzelf ziet. Een opmerking over een deadline kan voor de één een neutrale constatering zijn en voor de ander een bevestiging van een angst die al veel langer speelt, dat hij of zij tekortschiet. Dat weet je als gever van tevoren niet.
Waarom dit meer is dan een leuk inzicht
Het punt is niet dat je deze drie dingen moet gaan “managen.” Het punt is dat je stopt met zoeken naar een tekst die dit voorkomt, want die tekst bestaat niet. Wat je wél kunt doen, is leren herkennen wélke van de drie er speelt zodra iemand anders reageert dan je verwachtte.
Iemand die feitelijk gaat tegenspreken, zit waarschijnlijk in het eerste punt. Iemand die ineens over iets heel anders begint, meestal iets uit het verleden, zit vaak in het tweede. En iemand die stilvalt of zich terugtrekt, zit vaak in het derde.
Dat onderscheid verandert hoe je reageert. Op het eerste punt kun je doorvragen naar wat er niet klopt. Op het tweede helpt het om eerst de relatie te erkennen voordat je verdergaat met de inhoud. Op het derde helpt haast nooit meer uitleg, wel ruimte en tijd.
Hoe The GROW Helix hierop voorbereidt
Dit is precies waarom we bij The GROW Helix niet werken met scripts of voorbeeldzinnen. Onze AI-oefenpartner is er niet om je de juiste woorden te geven, maar om je te laten oefenen met reacties die je niet had voorzien, in een omgeving waar dat veilig is. Zo leer je niet een tekst uit je hoofd, maar bouw je het vermogen op om te herkennen wat er in een gesprek daadwerkelijk gebeurt, en daar rustig op te reageren. Dat is een vaardigheid die je traint, niet een formulering die je onthoudt. In ons traject voor feedback-gesprekken leer je hiermee omgaan. Én met de AI-oefenpartner kan je ook je eigen reactie ervaren als je feedback ontvangt!
Wie hier dieper induikt: Douglas Stone en Sheila Heen (Harvard) hebben hier uitgebreid onderzoek naar gedaan, gebundeld in hun boek “Thanks for the Feedback.” Een aanrader voor wie het onderscheid tussen deze drie reactiepatronen verder wil uitdiepen.
Probeer deze week eens: kies één gesprek dat je hebt uitgesteld, en begin het niet met je punt, maar met een vraag over hoe de ander er zelf voor staat. Kijk wat er dan verandert.